“Ik begrijp het niet. Ik heb zo’n drukke week gehad. Elke dag van ’s morgens tot ’s avonds bezig geweest en toch heb ik niet het gevoel dat ik veel vooruitgang heb geboekt.”
Het is een uitspraak die ik regelmatig hoor van ondernemers en leiders die ik begeleid. Wanneer we samen hun agenda overlopen, zien we meestal hetzelfde patroon. De dag bestaat uit een aaneenschakeling van e-mails, vergaderingen, telefoontjes, berichten beantwoorden via diverse kanalen, administratie, een offerte aanpassen, even LinkedIn openen en inspelen op onverwachte vragen of situaties. Iedereen vraagt iets en overal wordt op gereageerd.
Op het einde van de week is er hard gewerkt, maar zijn de belangrijkste projecten nauwelijks vooruitgegaan. En net dat zorgt voor frustratie. Niet omdat er te weinig gewerkt werd, maar omdat er te weinig vooruitgang werd geboekt op de zaken die echt belangrijk zijn.
Herkenbaar? Dan ligt het probleem waarschijnlijk niet aan je motivatie of discipline. Vaak zit het probleem ergens anders: we schakelen voortdurend tussen verschillende taken, zonder te beseffen hoeveel tijd en energie dat eigenlijk kost.
Waarom voortdurend schakelen je productiviteit verlaagt
Veel mensen denken dat multitasken hen productiever maakt. Onderzoek toont echter al jaren aan dat ons brein daar helemaal niet goed in is. Wanneer je overschakelt van een strategische oefening naar je mailbox, vervolgens naar een vergadering en daarna opnieuw naar een complex dossier, moet je brein telkens opnieuw de context opbouwen. Dat kost tijd, energie en concentratie.
Bovendien kiest ons brein van nature graag voor kleine taken. Een e-mail beantwoorden duurt twee minuten. Een WhatsApp-bericht nog minder. Elke afgewerkte taak geeft je een klein gevoel van voldoening. Daardoor kiezen we onbewust vaker voor korte, dringende taken dan voor belangrijk werk dat meer concentratie vraagt, zoals een strategie uitwerken, een presentatie voorbereiden of een nieuw project opstarten.
Professor Gloria Mark (University of California, Irvine) doet al jarenlang onderzoek naar aandacht, onderbrekingen en multitasking. Haar onderzoek toont aan dat mensen na een onderbreking gemiddeld 23 minuten en 15 seconden nodig hebben om terug te keren naar hun oorspronkelijke taak.
Dat betekent niet dat je na elk telefoontje of elke e-mail exact 23 minuten niets gedaan krijgt. Het toont wel aan hoeveel impact onderbrekingen hebben op onze concentratie. Geen wonder dus dat je op het einde van de dag uitgeput bent, terwijl je het gevoel hebt dat de belangrijkste projecten nauwelijks vooruit zijn gegaan. Niet omdat je niet hard gewerkt hebt, maar omdat je aandacht de hele dag versnipperd werd.
Hoe je meer focus creëert tijdens je dag
Je hoeft daarvoor niet harder te werken. En je hoeft je agenda ook niet tot op de minuut dicht te plannen.
Wat vaak wel helpt, is gelijkaardige taken bewust bundelen. Werk met themablokken in je agenda, zodat elke halve dag een duidelijke focus krijgt. Je reserveert bijvoorbeeld een halve dag voor klanten, een halve dag voor administratie of een voormiddag voor contentcreatie.
Plan vergaderingen zoveel mogelijk na elkaar en probeer je e-mails op vaste tijdstippen te beantwoorden.
Dat betekent niet dat elke week perfect volgens plan zal verlopen. Er zullen altijd dringende vragen of onverwachte situaties opduiken. Het doel is ook niet om een rigide planning te volgen, maar om bewuster om te gaan met je aandacht en een houvast te hebben waar je steeds op kunt terugvallen.
Hoe minder je moet schakelen, hoe gemakkelijker het wordt om focus te houden. En net die focus zorgt ervoor dat je niet alleen druk bezig bent, maar ook daadwerkelijk vooruitgang boekt.
Waarom accountability hierin het verschil maakt
Tijdens mijn trajecten als accountability mentor merk ik dat het probleem zelden een gebrek aan kennis is.
Wat mij opvalt, is dat mensen bijna altijd denken dat ze een tijdsprobleem hebben. In werkelijkheid hebben ze vaak een focusprobleem. Er is meestal voldoende tijd om aan de belangrijkste zaken te werken. Alleen wordt die tijd versnipperd over tientallen kleine onderbrekingen en dringende vragen.
Ondernemers en leiders weten meestal perfect wat belangrijk is. De uitdaging is meestal niet weten wat je moet doen. De uitdaging is er bewust tijd voor vrijmaken en eraan blijven werken, ondanks alle afleiding van de dag.
Daarom gaat accountability coaching voor mij over veel meer dan doelen bepalen. Of het nu gaat om coaching voor ondernemers, leiderschapscoaching of executive coaching, we bekijken niet alleen wat je wil bereiken, maar vooral hoe je daar ook consequent tijd voor vrijmaakt.
Soms zit de grootste winst niet in meer werken, maar in minder schakelen, meer focus en consequent tijd maken voor wat echt belangrijk is.
Slot
In een wereld waarin we voortdurend bereikbaar zijn, is het normaal geworden om de hele dag tussen taken te schakelen. Maar druk bezig zijn is niet hetzelfde als vooruitgang boeken.
Wie bewust tijd reserveert voor het werk dat echt belangrijk is, zal merken dat niet alleen de productiviteit stijgt, maar ook de rust tijdens de werkdag.
En uiteindelijk is dat waar accountability om draait: niet meer doen, maar de juiste dingen consequent blijven doen.
Benieuwd hoe accountability mentoring precies werkt en hoe het je helpt om meer focus te houden en je doelen te behalen? Op mijn FAQ-pagina lees je meer bij de vraag: “Wat is accountability mentoring en hoe werkt het?”
